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工单系统用户指南
最近更新时间:2023-04-04 12:40:33

2 工单信息管理

2.1 新建工单

任务简介

新建工单是代客户创建一个工单,适用于客户无法自己创建工单的情况。创建的工单客户控制台可见。

操作步骤

(1) 登录统一管理平台。

(2) 单击“工单系统”。

(3) 在左侧导航栏,选择“工单信息管理 > 新建工单”,进入新建工单页面。

(4) 新建一个工单,需要客户提供 ID(官网-个人账号中心-用户 ID)、当前产品和出现的问题、紧急程度、问题描述、手机号码。如果客户提供了报错类等问题截图,在添加附件中进行上传。

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(5) 新建工单时可以分配到技能组或指定处理人进行处理。

(6) 按需求填写需要注意或说明的事项作为备注留言后,单击“提交工单”。


2.2 工单列表

您可在工单系统中查看所有工单。

2.2.1 查询工单

(1) 登录统一管理平台。

(2) 单击“工单系统”。

(3) 在左侧导航栏,选择“工单信息管理 > 工单列表”,默认进入工单列表的所有工单页。

(4) 可在工单查询区域输入相关检索信息,单击“搜索”,只有符合条件的工单展示在列表中。

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2.2.2 查看工单详情

(1) 登录统一管理平台。

(2) 单击“工单系统”。

(3) 在左侧导航栏,选择“工单信息管理 > 工单列表”,默认进入工单列表的所有工单页。

(4) 可在工单查询区域输入相关检索信息,单击“搜索”,只有符合条件的工单展示在列表中。

(5) 选择待查看详情的工单,单击操作列的“查看”,进入工单详情页。

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(6) 工单详情也包含以下内容:

  •  工单详情列表包括工单状态、工单处理时长、主账号、公司名称、客户等级、是否催单、提交账号和产品类型。

  •  沟通记录是回复客户处理意见的界面。

  •  处理动态是从创建工单一直到结单、客户评价的整个过程,记录了每一次用户交互、工单流转的全过程。

  •  信息摘要记录了工单所属的客户信息及处理人处理信息,但仅客服组人员拥有权限。

  •  工单处理区域呈现客服组能够对工单的处理操作。


2.2.3 工单处理

(1) 登录统一管理平台。

(2) 单击“工单系统”。

(3) 在左侧导航栏,选择“工单信息管理 > 工单列表”,默认进入工单列表的所有工单页。

(4) 可在工单查询区域输入相关检索信息,单击“搜索”,只有符合条件的工单展示在列表中。

(5) 选择待处理的工单,单击操作列的“查看”,进入工单详情页。

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(6) 在工单处理区域中,客服组可进行以下处理操作。

  •  回复客户,如需发送文件或者图片,可使用上传附件功能。

  •  更改问题相关信息,如发现客户问题属于其他产品或其他问题可以进行更改。

  •  工单状态分为提交处理中、提交已反馈、提交已确认。“处理中”可根据客户提交的工单判断是否还要问题补全。“需客户反馈”可以先反馈初  步解决方案,由客户确认。“解决完成”经双方确认后提交最终解决方案。

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(7) 可把工单派转到只获取当前常见问题绑定的同级或下级用户组,当普通组用户工单处理完毕后,可通过派单将工单转回给工单提交人。

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(8) 备注可以记录相关重要信息,或用于回复一线人员,默认会给派单前用户发送消息提醒,也可增加抄送人提醒。

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(9) 如果问题短时间内无法解决,或出现问题故障排查时间过长可使用挂起功能,进行工单挂起时需要填写挂起工单挂起的具体原因。

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(10) 可把工单升级当前常见问题绑定的用户组当前处理人的上级用户组/用户,当普通组用户工单处理完毕后,可通过派单将工单转回给工单提交人。

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